1. Indledning
Både store og små virksomheder har brug for effektiv driftsledelse, men i forhold til større virksomheder har du, som mindre virksomhedsejer, nogle særlige udfordringer på din vej mod at skabe en effektiv virksomhedsdrift, eftersom du har:
- færre ressourcer til driftsledelse
- mindre driftsledelsesekspertise
- mindre driftsledelseserfaring
Som virksomhedsrådgiver er det min erfaring, at de 3 begrænsninger kan gøre det udfordrende at vide præcis, hvor og hvordan du bedst kan strømline og optimere din virksomhedsdrift, men med den rette opgradering og udvidelse af din driftsledelses-værktøjskasse, er det muligt for dig at drive din virksomhed langt mere effektivt.
I denne artikel dykker vi derfor ned i:
- Hvad er driftsledelse
- Hvorfor er driftsledelse vigtig for din virksomhed
- Hvilke 3 tegn indikerer, at driftsledelsen ikke er god nok i din virksomhed
- Hvad er din vigtigste opgave, som driftsledelsesansvarlig, i din virksomhed
- Hvordan kan du via driftsledelse skabe større værdi for kunderne og din virksomhed
2. Hvad er driftsledelse?
Driftsledelse (operations management) handler om, hvordan din virksomhed skaber og leverer ydelser og produkter til dit marked. Driftsledelse er ganske enkelt hele den orkestrering – i form af bl.a. planlægning, organisering, styring og kontrol af de nødvendige ressourcer og aktiviteter -, som er nødvendig for at få din virksomheds hjul til at rulle. Driftsledelse omfatter virksomhedsprocesser fra input (arbejdskraft og råmaterialer) til output (tjenesteydelser og produkter).
3. Hvorfor er driftsledelse vigtig for din virksomhed?
Driftsledelse er i høj grad afgørende for, om din virksomhed bliver en succes eller fiasko. Hvorvidt din virksomhed halter af sted, eller er veldrevet, skyldes således ofte kvaliteten af din driftsledelse for med den rette driftsledelse er det muligt at udnytte virksomhedens ressourcer optimalt og sikre stor effektivitet og værdi for dine kunder.
4. Hvilke 3 tegn indikerer, at driftsledelsen ikke er god nok i din virksomhed?
Der er 3 typiske indikationer på, at din virksomhed har plads til forbedringer af driftsledelsen:
A) Ofte forekommende driftsproblemer, herunder forsinkelser, kvalitetsproblemer og fejl, hvilket kan skyldes manglende eller dårlige systemer og kontrolforanstaltninger samt uklare eller ineffektive processer. Det kan ligeledes skyldes manglende, uklare eller vage rollefordelinger i virksomheden (såfremt du har medarbejdere eller forretningspartnere). Det er helt centralt, at alle væsentlige ansvarsområder er delt ud, således at alle i virksomheden ved, hvem der er ansvarlig for:
- Salg og markedsføring – hvem har ansvaret for at tiltrække potentielle kunder og lukke salgsaftaler?
- Driftsledelse – hvem har det overordnede ansvar for, at den daglige drift fungerer?
- Strategi – hvem har ansvaret for at fastlægge og videreudvikle virksomhedens strategi?
- Eksekvering – hvem har ansvaret for at servicere kunderne?
- Medarbejdere – hvem har ansvaret for at finde, ansætte, indkøre, optræne og afskedige?
- Produktudvikling – hvem har ansvaret for at videreudvikle ydelser og produkter?
- Økonomi – hvem har ansvaret for bogføring og den økonomiske status?
B) Mangelfuld udnyttelse af virksomhedens kapacitet, hvilket kan skyldes ineffektiv ressourcestyring
C) Utilstrækkelig fokus på at finde langsigtede løsninger på tilbagevendende driftsudfordringer, hvilket kan skyldes ikke-eksisterende eller mangelfulde målinger af virksomhedens præstationer, hvormed det bliver svært at identificere de områder, der kræver forbedringer.
5. Hvad er din vigtigste opgave, som driftsledelsesansvarlig, i din virksomhed?
Som mindre erhvervsdrivende har du mange hatte på i din virksomhed og en af disse hatte er driftsleder-hatten. Som driftsleder er din vigtigste opgave kontinuerligt at gøre tingene bedre i form af højere kvalitet, højere hastighed, større pålidelighed, større fleksibilitet, lavere omkostninger og bedre udnyttelse af virksomhedens aktiver (punkterne gennemgås nærmere nedenfor).
Denne kontinuerlige optimering vil få en afgørende, positiv betydning for din virksomheds konkurrenceevne, således at dine konkurrenter får langt sværere ved at kopiere, samt konkurrere imod, din virksomhed.
En af de vigtigste måder, hvorpå du kan foretage denne kontinuerlige optimering, er ved at kontrollere effektiviteten af din virksomhedsdrift, hvilket bl.a. kan gøres dels ved at holde øje med KPI´er (nøgle-præstations-indikatorer), så du kan identificere og optimere svage led i driften og dels ved at kortlægge dine processer, så du kan identificere og optimere ineffektive processer og arbejdsgange, da der er en stærk sammenhæng mellem effektive processer og stærke resultater i din virksomhed.
5.1 Hvordan kan driftsledelse bidrage til din virksomheds overordnede strategiske situation?
Som driftsledelsesansvarlig i en mindre virksomhed vil mange af dine aktiviteter være på det operationelle plan, da mange af disse aktiviteter vil være af øjeblikkelig, detaljeret og lokal karakter, såsom planlægning og styring af daglige aktiviteter. Men aktiviteterne vil også påvirke din virksomheds strategiske situation, herunder ikke mindst din virksomheds økonomi.
Via driften kan du særligt påvirke virksomhedens økonomiske præstation på disse fire områder:
| # | Hvordan | Uddybning |
| 1 | Driften påvirker dine omkostninger | Det er logisk og helt basalt, at driften kan reducere (eller øge) virksomhedens omkostninger. F.eks. kan mange veldrevne håndværksvirksomheder klare sig uden en dyr kassekredit, såfremt arbejdsopgaverne for kunderne afsluttes som planlagt og salgsfakturaer, betalingspåmindelser og rykkere fremsendes, monitoreres og følges op på på systematisk vis. Den håndværksvirksomhed, som jeg er medejer af, har f.eks. netop nu ubetalte salgsfakturaer for 1.298.577 kr. Et beløb som kunderne endnu ikke skal betale, fordi betalingsfristen ikke er udløbet, men på trods af beløbets størrelse har virksomheden ikke nogen kassekredit, fordi der er fokus på dette område af driften. En veldrevet virksomhed påvirker i den grad virksomhedens omkostninger på positiv vis. Fokus på omkostninger er et vigtigt område af driften og mange driftsledere bedømmer derfor ofte i høj grad deres egne præstationer på, hvor gode de er til at reducere omkostningerne. |
| 2 | Driften påvirker din omsætning og din profit | God drift kan skabe høj kvalitet, fejlfrie ydelser/produkter, hurtig levering etc., hvilket har stor effekt på størrelsen af din omsætning og profit. Relativt små driftsoptimeringer kan gøre en stor forskel: Hvis en virksomhed f.eks. har en årlig omsætning på 700.000 kr. og årlige udgifter på 600.000 kr., så er der en profit på 100.000 kr. Hvis du som en dygtig driftsleder f.eks. øger kvaliteten, som herefter øger omsætningen med 7 % og du samtidig reducerer udgifterne med 7 %, så er omsætningen nu 749.000 kr. og udgifterne 558.000 kr. Profitten er dermed næsten fordoblet fra 100.000 kr. til 191.000 kr. |
| 3 | Driften påvirker risiciene | Med en veldesignet, velhåndteret drift reduceres risikoen for, at virksomheden skuffer kunderne eller bliver ramt af ekstra store udgifter. Alle virksomheder støder til tider på problemer, men med en veldrevet virksomhed vil virksomheden lettere kunne håndtere problemet og lettere være i stand til at komme sig efter et hårdt slag. En veldrevet virksomhed er ganske enkelt mere modstandsdygtig og dermed mere sikker. Omvendt står en dårlig drevet virksomhed i en langt mere usikker og risikabel situation, når (og ikke hvis) der kommer større bump på vejen. |
| 4 | Driften påvirker det påkrævede niveau af investeringer | Hvis du som driftsleder øger din virksomheds output med 15 % via effektivitetsforbedringer, så behøver virksomheden ikke at foretage investeringer til at forøge output´et med 15 %. Hvis du kan skabe et større output med samme antal ressourcer, så vil det således have en positiv indvirkning på de påkrævede investeringer. |
Som mindre virksomhedsejer er det vigtigt, at du på systematisk vis har fokus på kvaliteten af din driftsledelse, da den i høj grad påvirker ovenstående 4 vigtige områder af din virksomhed.
5.2 Hvordan kan driftsledelse bidrage til din virksomheds operationelle situation?
Der er 5 overordnede præstationsmål, som du skal fokusere på for at skabe en veldrevet virksomhed på det operationelle-dag-til-dag-plan, hvis du ønsker at skabe kundetilfredshed og sikre din virksomheds konkurrencedygtighed:
| # | Præstationsmål | Uddybning |
| 1 | Kvalitet | Du gør tingene rigtigt, dvs. du undgår at lave fejl. Du skaber glade kunder ved at udbyde fejlfrie ydelser og produkter, som matcher dine kunders behov, ønsker og forventninger. Kvaliteten af en ydelse eller et produkt er på mange måder en af de mest synlige og transparente dele, som driften er ansvarlig for, eftersom kunderne som regel let er i stand til at vurdere, om ydelsernes/produkternes kvalitet er god eller dårlig. Høj kvalitet skaber ikke kun glæde eksternt hos kunderne, men også internt i og med høj kvalitet bl.a. kan reducere omkostningerne. Eksempel på kvalitet hos en behandler Kvalitet indebærer bl.a., at klienterne modtager den rette behandling, udført på rette vis samtidig med at klienten bliver informeret undervejs og behandlet med respekt, venlighed og hjælpsomhed. |
| 2 | Hastighed | Du gør tingene hurtigt, dvs. du minimerer dine kunders ventetid forstået som tiden fra en kunde anmoder din virksomhed om ydelsen/produktet frem til kunden modtager ydelsen/produktet. Eksternt har hastighed en stor værdi, fordi jo hurtigere kunden kan få ydelsen/produktet desto mere sandsynligt er det, at kunden køber ydelsen/produktet og desto mere sandsynligt er det, at kunden er villig til at betale mere for ydelsen/produktet. Internt er hastighed også værdifuldt i og med hastighed bl.a. minimerer risici, fordi jo hurtigere din virksomhed kan reagere og omstille sig desto stærkere står virksomheden generelt set. Eksempel på hastighed hos en behandler Hastighed indebærer bl.a., at tiden fra en klient ønsker en behandling til behandlingen udføres er kortest mulig samt at tiden, mellem første behandling og hvornår klienten opnår det ønskede resultat, er kortest mulig. |
| 3 | Pålidelighed | Du gør tingene til tiden, så kunderne kan regne med det, som I har aftalt. Eksternt har pålidelighed stor værdi, fordi jo mere pålidelig din virksomhed er i kundernes øjne, desto større kundetilfredshed oplever kunden. Jo større kundetilfredshed desto større kundeloyalitet og kundeloyalitet er en af de vigtigste ingredienser til at skabe en profitabel virksomhed. Internt i virksomheden er pålidelighed også værdifuld i og med at pålidelighed øger effektiviteten, fordi jo mere pålidelig driften er i din virksomhed desto mere effektivt fungerer din virksomhed via bl.a. tidsbesparelser. Eksempel på pålidelighed hos en behandler Pålidelighed indebærer bl.a., at behandleren aflyser færrest mulige behandlinger, at behandleren overholder sine tider, så klienterne skal vente mindst muligt og at åbningstiderne overholdes. |
| 4 | Fleksibilitet | Du er parat og i stand til at foretage ændringer, dvs. at du kan variere og tilpasse dine driftsaktiviteter til uforudsete hændelser og skiftende omstændigheder. Eksternt har fleksibilitet stor værdi, fordi kunderne derved f.eks. kan købe modificerede ydelser/produkter eller få leveret ydelserne/produkterne på andre tidspunkter. Internt i virksomheden har fleksibilitet også værdi i og med fleksibilitet kan gøre driften mere glat, omstillingsparat og tidseffektiv. Eksempel på fleksibilitet hos en behandler Fleksibilitet indebærer f.eks., at behandleren af og til introducerer nye typer af behandlinger, tilbyder flere forskellige ydelser og tilbyder at kunderne kan ombooke deres aftaler. |
| 5 | Omkostninger | Du er parat og i stand til at operere på et tilpas omkostningseffektivt niveau, så du kan udbyde dine ydelser/produkter til en konkurrencedygtig pris, hvor du samtidig kan skabe en tilstrækkelig stor profit. Alle virksomheder er interesseret i en endnu mere omkostningseffektiv drift, hvad end virksomheden sender besparelserne videre til kunderne i form af lavere priser eller virksomheden beholder besparelserne og øger profitabiliteten. |
6. Hvordan kan du via driftsledelse skabe større værdi for kunderne og din virksomhed?
I en stadig mere konkurrencebetonet verden er det alfa omega, at du har fokus på, hvordan du kan optimere driften i din virksomhed via driftsledelsesværktøjer, såsom:
- planlægning
- systemer og processer
- kontrolforanstaltninger
- ressourcestyring
- præstationsmålinger
….for derved i langt højere grad at kunne øge kvalitet, hastighed, pålidelighed og fleksibilitet. Dette vil nemlig i langt højere grad gøre dig i stand til at øge profitten ved at reducere omkostningerne, øge omsætningen samt reducere både risici og behovet for investeringer i din virksomhed.
Tag dig tiden til virkelig at tænke over, hvilke skridt du kan tage for at optimere din drift, så dine kunder oplever:
1) højere kvalitet af dine ydelser og produkter
2) hurtigere adgang til dine ydelser og produkter og hurtigere positive effekter af ydelserne/produkterne
3) større pålidelighed og tiltro til din virksomhed, ydelser og produkter
4) større fleksibilitet i mødet med din virksomhed, ydelser og produkter
Hvis du er det mindste i tvivl om, hvad dine kunder har af dybfølte behov og ønsker, så begynd med at spørge kunderne om, hvad de sætter pris på ved dine ydelser/produkter og hvad du kan gøre bedre.
Succesfulde virksomhedsejere forsøger så vidt muligt altid at finde langsigtede løsninger på de udfordringer, som de møder i deres virksomheder. Kortsigtede løsninger er ofte ikke særlig optimale, fordi problemet derved blot bliver skubbet længere ned ad vejen for så at dukke op (større og grimmere) senere hen.
Sørg derfor for at gå systematisk og analytisk til værks, både når du identificerer udfordringer og når du identificerer de bedste løsninger.
Driftsledelse er en af de vigtigste områder i din virksomhed, men det er også et omfangsrigt felt, så her får du en enkel, overskuelig og effektiv køreplan til at blive en endnu bedre driftsleder i din virksomhed:
1) Gå op i helikopteren så du kan få et overblik og vurdere, hvad der overordnet set virker og ikke virker i din virksomhed
2) Identificér de 3 største og mest presserende udfordringer i din virksomhed
3) Identificér eller udvikle langsigtede, effektive løsninger til hver af de 3 udfordringer
4) Implementér løsningerne og hold øje med udviklingen
5) Foretag justeringer så løsningerne løbende tilpasses udfordringerne
6) Når du har løst de tre udfordringer i tilstrækkelig grad, så gentag processen med 3 nye udfordringer.
Det tager tid og energi at blive en god driftsleder, men den tid og de ressourcer, som du investerer i at blive en bedre driftsleder, kommer ofte mange gange igen. Via min virksomhedsrådgivning har jeg igennem årene set, hvor fantastiske økonomiske resultater det er muligt at skabe for de virksomhedsejere, der beslutter sig for at tilegne sig flere og bedre driftsledelsesværktøjer og på systematisk vis fokuserer på at blive mere kompetente driftsledere.
Næste skridt
Det er mit håb, at artiklen har bidraget med en større indsigt og jeg står til rådighed, hvis du har brug for en uforpligtende, indledende samtale om, hvordan du får optimeret driftsledelsen i din virksomhed.
